Enviar os XML para a contabilidade

Todo mês alguém da loja larga o que está fazendo para baixar os XML e mandar ao escritório de contabilidade. O Gestão faz isso sozinho: você cadastra o e-mail do contador e o dia do mês, e o sistema envia os arquivos da competência anterior junto com os relatórios. Configura uma vez e não mexe mais.

Antes de começar

• Peça ao seu contador o e-mail que deve receber os arquivos e o dia do mês em que ele quer recebê-los.
• Sua loja já precisa estar emitindo documento fiscal pelo Gestão. Os XML enviados são os das notas emitidas no sistema.
• Se a sua conta tem mais de uma empresa, saiba de antemão quais empresas cada contador atende.

Passo a passo

1. Acesse Configurações e abra a tela de envio de XML para a contabilidade. [confirmar: nome exato do item de menu do envio automático de XML] [captura: tela de cadastro de e-mails para envio de XML]
2. Informe o e-mail que vai receber os arquivos.
3. Escolha o dia do mês do envio.
4. Se a conta tem mais de uma empresa, marque de quais empresas os arquivos vão para esse e-mail. Matriz e filiais podem ser separadas por destinatário.
5. Adicione o cadastro.
6. Repita para cada destinatário. Não há limite: você pode cadastrar vários e-mails, e cada um com o seu próprio dia de envio.

   Dica: cadastre também um e-mail da própria loja. Assim você tem a cópia dos arquivos sem depender de pedir ao escritório.

O que acontece depois

• O envio roda automaticamente durante a madrugada do dia que você escolheu, sem ninguém precisar acessar o sistema.
• O que sai é sempre a competência anterior: no envio de maio vão os arquivos de abril, fechados.
• Além dos XML, seguem no mesmo e-mail os relatórios referentes àqueles arquivos.
• A mensagem chega de um endereço de envio da Velo, não do e-mail da sua loja. Avise o contador para procurar por ele e, se não achar, conferir a caixa de spam.

Dúvidas comuns

Posso mandar para mais de um contador? Sim. Cadastre quantos e-mails precisar, cada um com o seu dia e as suas empresas.

Consigo enviar o mês atual? Não. O envio automático trabalha sempre com a competência já fechada. Para conferir o que foi emitido no mês corrente, use Vendas > Documentos Fiscais Emitidos.

Mudei de contador. E agora? Volte na mesma tela, troque o e-mail cadastrado e confira o dia de envio. O próximo disparo já vai para o novo endereço.

O contador não recebeu. Confira o e-mail digitado e a caixa de spam dele. Se o endereço está certo e o arquivo não chegou, fale com a revenda Velo que atende a sua loja.

Veja também

• Configurar a empresa antes de começar
• Entrada de nota por XML
• Emitir NF-e e documentos fiscais [artigo a publicar]