Controlar produtos por número de série

Celular, eletrodoméstico, ferramenta, bicicleta: em produtos assim, cada unidade tem um número de série, e é ele que responde na garantia e na troca. Com o controle por serial ligado, o Velo registra qual peça saiu para qual cliente.

Antes de começar

• O controle por série é ligado uma vez para a conta inteira e depois ativado produto a produto.
• Vale a pena só nos itens que têm número de série de fábrica. Ligar em produto de giro rápido só atrasa o caixa.
• Tenha as unidades em mãos para cadastrar os números do que já está no estoque.

Passo a passo

Ligar o controle por série

1. Acesse Configurações > Configurações gerais.
2. Abra a aba Produtos.
3. Ative a opção Habilitar controlar por serial. [captura: aba Produtos das Configurações gerais com a opção Habilitar controlar por serial]
4. Saia do sistema e entre de novo. Só depois disso o painel aparece dentro do cadastro dos produtos.

Ativar no produto e cadastrar os números

5. Acesse Produtos > Produtos e abra o cadastro do item pelo botão … > Editar produto.
6. Role até o painel Números de série (opcional).
7. No campo Controlar nº de série:, marque Sim. O link + Visualizar números de série aparece logo abaixo. [captura: painel Números de série (opcional) com o campo Controlar nº de série em Sim]
8. Clique em + Visualizar números de série para abrir a lista de seriais daquele produto.
9. Digite o número de série e clique em +Adicionar. Ele entra na listagem abaixo. Repita para cada unidade.
10. Para corrigir ou apagar um número, use o menu de três pontos ao lado dele.
11. Clique no botão + no canto inferior direito para salvar o cadastro do produto.

Dica: cadastre os seriais assim que a mercadoria chega, com as caixas ainda fechadas na sua frente. Depois de espalhar no estoque, conferir número a número custa muito mais tempo.

O que acontece depois

• Cada número cadastrado fica com uma situação: disponível enquanto não foi vendido e indisponível depois da venda.
• Ao lançar o produto em um pedido, o sistema pede que você escolha qual serial está saindo. O número fica indicado no item.
• O número de série sai destacado também na impressão do pedido, o que ajuda na garantia e na troca.
• Depois da venda, a listagem do produto passa a mostrar só os seriais disponíveis. Marque Mostrar todos para ver também os já vendidos.

Dúvidas comuns

Posso ligar o controle só em alguns produtos? Sim, e é o recomendado. A configuração geral libera o recurso; quem decide item a item é o campo Controlar nº de série: no cadastro do produto.

Por que o painel não aparece depois de ativar a configuração? Porque a mudança só vale na próxima entrada. Saia do sistema e entre de novo.

O sistema impede fechar a venda sem informar o serial? Não. O Velo não tem configuração nem permissão de grupo de acesso que bloqueie a conclusão da venda por causa do número de série, então esse cuidado é do seu processo de caixa. O bloqueio parecido que o sistema tem é de estoque, na opção Permitir venda de produtos com estoque insuficiente das Configurações gerais.

Como registro os seriais da mercadoria que acabou de chegar? Abra o cadastro do produto e adicione os números na tela de seriais, um a um, antes de guardar a mercadoria.

Veja também

• Editar vários produtos de uma vez
• Entrada de nota por XML