Usar o extrato de caixa

O extrato de caixa é o histórico de dinheiro de cada conta da sua loja: o cofre do escritório, os bancos e qualquer outra conta que você cadastrar. Ao final deste artigo você sabe ler esse extrato, lançar uma entrada ou uma saída e transferir valor de uma conta para outra.

Antes de começar

• Cadastre em Financeiro > Cadastro de contas as contas que a loja usa de verdade: o cofre e cada conta bancária. Com o banco cadastrado, você compara o saldo do Velo com o extrato do banco e enxerga um depósito que não chegou.
• Cada usuário está vinculado a uma conta em Pessoas > Usuários. É nessa conta que caem as movimentações do que ele faz.
• A caixinha não é um espelho do caixa do PDV. Ela é o cofre da retaguarda, e o caixa do PDV desktop é outro caixa: um alimenta o outro. Se o nome confunde a sua equipe, mude a descrição da conta para algo como “Cofre do escritório”.

Passo a passo

1. Abrir e ler o extrato

1. Acesse Financeiro > Extrato de caixa.
2. Em Conta, escolha a conta que quer olhar. A opção Caixas Consolidados soma e subtrai todas as contas de uma vez.
3. Em Período, use um dos atalhos de 7 a 90 dias ou escolha um intervalo de datas.
4. Leia a listagem: Data, Pessoa, Histórico, Valor e Saldo, com a linha SALDO ANTERIOR no topo mostrando de onde o período parte. No rodapé ficam o total de lançamentos e o saldo atual. [captura: extrato de caixa com a linha SALDO ANTERIOR e a coluna Saldo]
5. Para procurar um lançamento específico, use + Adicionar Filtro e filtre por Pessoa, Histórico, Crédito/Débito ou Valor.

2. Lançar entrada, saída ou transferência

1. Use Entrada quando o dinheiro chega no cofre sem passar por uma venda, e Saída quando sai sem ser um pagamento registrado. Escreva um histórico que você entenda daqui a três meses.
2. Use Transferência quando o dinheiro só muda de lugar: do cofre para o banco, no fim do dia. Informe a conta de origem, a conta de destino e o valor.
3. O Velo lança a saída em uma conta e a entrada na outra, com o histórico da transferência nas duas pontas.

Em multiempresa, a transferência só acontece entre contas da mesma empresa. Se a conta de destino não aparece, confira de qual empresa ela é.

3. Acertar o saldo do cofre para começar a usar

1. Olhe o saldo atual do cofre. Se ele vem de meses sem controle, não apague os lançamentos antigos: você perde o histórico.
2. Lance uma saída (ou uma entrada, se o saldo estiver negativo) do valor exato do saldo, com um histórico claro, para zerar a conta.
3. Conte o dinheiro que existe de verdade no cofre e lance esse valor como entrada.

O que acontece depois

• Toda abertura de caixa no PDV desktop tira do cofre o valor do suprimento, e toda sangria devolve dinheiro para o cofre. Por isso a sangria aparece somando na caixinha, e não subtraindo.
• O fechamento do caixa entra no cofre como um único lançamento, com o dinheiro e as formas que já são recebimento certo.
• A sangria de pagamento faz dois movimentos: entra o valor no cofre e sai em seguida para o pagamento, com a categoria que você informou no PDV desktop.
• Venda em cartão configurada para conciliação não passa pelo cofre. Ela entra na conta bancária quando você concilia.

Dúvidas comuns

Por que a caixinha não bate com o caixa do PDV? Porque são caixas diferentes. O do PDV é o dinheiro da gaveta durante o turno; a caixinha é o cofre da loja, que recebe o fechamento.

Fiz uma venda e o extrato não mudou. O caixa do PDV ainda está aberto. O valor entra no cofre no fechamento. O crediário não apareceu no fechamento. Ele é recebimento futuro. Entra no extrato no dia em que você dá baixa na parcela.

Veja também

• Fechar e conferir o caixa
• Conciliar cartões
• Lançar contas a pagar e a receber
• Entender o extrato de categorias