Entender o extrato de categorias

O extrato de categorias mostra o dinheiro que realmente entrou e saiu da sua loja, agrupado por tipo: quanto veio de vendas, quanto foi para aluguel, quanto sobrou. Este artigo explica o conceito; para operar a tela, veja Usar o extrato de categorias.

Antes de começar

• O extrato de categorias é alimentado pelo extrato de caixa. Se o caixa não é fechado corretamente, o extrato de categorias não fecha.
• Ele é um relatório do Gestão, o Velo Online, em Financeiro > Extrato de categorias, logo abaixo de Extrato de caixa no menu. [captura: menu Financeiro com Extrato de caixa e Extrato de categorias]

Como funciona

Receita e despesa

Receita é o dinheiro que entra: venda de produtos, serviços, juros recebidos. Despesa é o que sai para manter a loja de pé: aluguel, salários, luz, internet, marketing, impostos. Receita maior que despesa é lucro; o contrário é prejuízo.

Vale ainda separar custo (o gasto direto com o que você vende, a farinha do pão) de despesa (o gasto para a estrutura funcionar, o anúncio que vende o pão).

O caminho do dinheiro até o relatório

Para um valor aparecer no extrato de categorias, ele percorre este caminho:

1. A venda acontece e é registrada no resumo de vendas.
2. O dinheiro se movimenta: entra no extrato de caixa, seja pelo fechamento do caixa, seja pela baixa de um título.
3. O valor é classificado na categoria financeira (por exemplo, “Receita de vendas”) e no centro de custo vinculados àquele lançamento.
4. O extrato de categorias consolida tudo o que entrou no caixa e nos bancos, agrupado por categoria.

Por isso vale caprichar nas categorias: são elas que transformam uma lista de lançamentos em leitura do negócio.

Caixa ou competência

O mesmo valor pode ser contado em meses diferentes, dependendo do critério:

• Por caixa: conta o dinheiro no dia em que ele entrou de verdade. Uma venda de julho paga em novembro pertence a novembro.
• Por competência: conta o valor no mês em que a nota foi emitida ou o vencimento estava previsto, independente de quando foi pago.

O extrato de categorias mostra a movimentação financeira, ou seja, o dinheiro que passou pelo caixa e pelos bancos. O dia a dia da loja se resolve por aí. A análise por competência é conversa para o seu contador, com base nas contas a receber e a pagar do período.

Por que o resumo de vendas não bate com o extrato

Os dois respondem a perguntas diferentes. O resumo de vendas registra o compromisso, no dia da venda. O extrato de categorias registra a entrada real do dinheiro.

• Crediário e boleto: aparecem no resumo no dia da venda e no extrato só quando o cliente paga. Uma compra feita em janeiro e paga em fevereiro aparece em janeiro no resumo e em fevereiro no extrato.
• Cartão: entra no extrato no momento da conciliação, e não no dia da venda.
• Dinheiro e Pix: entram no extrato assim que o caixa é fechado.
• NF-e transmitida sem faturamento: aparece no resumo, mas não gera financeiro nem entra no extrato.
• Taxas de cartão: a venda entra pelo valor cheio como receita e a taxa aparece separada como despesa. Por isso o líquido depositado é menor que a receita registrada.

Centros de custo

O centro de custo divide a loja em partes que você quer avaliar separadamente: filiais, departamentos ou projetos.

Sem essa divisão, uma loja com R$ 50.000 de receita e R$ 45.000 de despesa parece saudável. Dividindo, pode aparecer um setor lucrando e outro perdendo. A conta final é a mesma; a decisão é outra.

O que acontece depois

Com categorias e centros de custo bem definidos, o extrato já sai separado do jeito que você analisa o negócio, sem planilha por fora.

Dúvidas comuns

Preciso criar categorias antes de usar o extrato? Não. O Velo já traz uma estrutura de categorias; criar as suas é o que deixa o relatório com a cara da sua loja.

Veja também

• Usar o extrato de categorias
• Receber parcelas do crediário