Dar entrada em uma nota fiscal pelo XML

Ao final deste artigo você terá a nota do fornecedor lançada no estoque, com os produtos vinculados, a conta a pagar criada (se quiser) e os preços de venda definidos. Use sempre que receber mercadoria com nota fiscal eletrônica.

Antes de começar

• Tenha o arquivo XML da nota, enviado pelo fornecedor. O DANFE em PDF não serve.
• Se a nota é de um fornecedor novo, não precisa cadastrá-lo antes: o Velo oferece o cadastro durante a importação.
• Evite abrir outras telas do sistema enquanto a entrada estiver em andamento e não deixe a tela parada por muito tempo sem concluir.

Passo a passo

1. Acesse Estoque > Movimentações > Entrada de notas.

2. Clique em Importar XML, no canto superior direito.

3. Arraste o arquivo XML para a área indicada ou clique para selecioná-lo no computador. [captura: tela de envio do XML]

4. Fornecedor não cadastrado? Se o fornecedor ainda não existe no Velo, escolha uma opção:

   • Associar a um fornecedor já cadastrado, quando ele existe com outro nome.
   • Cadastrar automaticamente, para criar o cadastro com os dados do XML.
   • Cadastrar agora, para abrir a tela de cadastro e conferir os dados.

5. Unidade de medida não encontrada? Se o XML traz uma unidade que o Velo não conhece (por exemplo, “BD”), escolha uma unidade já cadastrada que corresponda ou clique em Cadastrar para criar a nova. Essa tela só aparece quando há divergência.

6. Vincule cada item da nota a um produto do estoque. Para cada linha, ou para todas de uma vez, use uma das opções:

   Opção	Quando usar
   Cadastrar todos os produtos	Cria todos os itens como estão na nota
   Cadastrar automaticamente	Cria só aquele item, como está na nota
   Novo produto	Abre o cadastro para você preencher
   Associar	Liga o item a um produto que já existe (recompra)
   Desmembrar produto	Quando o item da nota representa um produto com grade (uma camiseta que vira P, M e G). O produto de grade precisa existir antes

   [captura: tela de vínculo dos produtos com os botões destacados]

7. A nota veio em caixas ou fardos? Se você controla o estoque por unidade, ative Converter quantidades, escolha Multiplicar ou Dividir e informe o fator. Exemplo: 10 caixas com 10 unidades cada, multiplicador 10, resultado 100 unidades.

8. Clique em Salvar.

9. O Velo pergunta se você quer criar a conta a pagar desta nota. Clique em Cadastrar e informe valor, vencimento, categoria e centro de custo, ou em Não cadastrar para seguir direto.

10. Na tela de Precificação, defina o preço de venda dos produtos recebidos. Descontos e frete da nota já aparecem distribuídos entre os itens, como vieram no XML. Você pode:

    • aplicar a mesma margem ou markup para todos os produtos de uma vez; ou
    • definir preço, margem ou markup produto a produto.

    [captura: tela de precificação com margem e markup]

O que acontece depois

• O estoque de cada produto é atualizado com as quantidades da nota.
• Se você criou a conta a pagar, ela aparece em Financeiro > Contas a pagar com as parcelas.
• Os preços definidos na precificação passam a valer no Gestão, no PDV, na Loja Virtual e no Velo Link.
• O histórico de compras do fornecedor é atualizado.

Dúvidas comuns

Posso pausar uma entrada e continuar depois? Sim. O Velo permite pausar o lançamento e retomar mais tarde, o que ajuda em notas grandes.

Não recebi o XML do fornecedor. E agora? O Velo consegue buscar as notas emitidas contra o seu CNPJ direto no SEFAZ, sem depender do fornecedor. Procure o artigo sobre notas destinadas (DFe) nesta seção. [confirmar: artigo ainda não publicado]

A tributação do produto veio errada na nota. Você pode alterar a tributação diretamente na tela da entrada, antes de salvar.

Preciso conferir a mercadoria contra a nota? Confira as quantidades na etapa de vínculo dos produtos, antes de salvar. Divergências de quantidade devem ser ajustadas na própria linha.

Veja também

• Cadastrar produto com grade de tamanho e cor [artigo a publicar]
• Como funciona a precificação por margem e markup [artigo a publicar]