Configurar a empresa antes de começar

Antes da primeira venda, o Gestão, o Velo Online, precisa saber quem é a sua loja: os dados cadastrais, a numeração das notas, a regra de imposto e o certificado que assina os documentos fiscais. São cinco ajustes feitos uma única vez, e é isso que evita nota recusada e retrabalho no primeiro dia de operação.

Antes de começar

• Sua conta já precisa estar criada e liberada. Quem faz isso é a revenda Velo que atende a sua loja.
• Tenha em mãos o certificado digital A1 da empresa, no arquivo com extensão .pfx. É o único formato aceito.
• Combine com o seu contador os dados de tributação antes de abrir a tela. É ele quem diz o enquadramento e as alíquotas da sua loja.
• Se você já emitia nota em outro sistema, anote o último número de NFC-e (Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica, a do caixa) e de NF-e (Nota Fiscal Eletrônica, a de empresa para empresa) que saiu de cada caixa.

Passo a passo

Preencher os dados da empresa

1. Acesse Configurações > Minha Empresa > Minhas empresas. [captura: listagem de empresas com a coluna Principal]
2. Abra o cadastro da empresa com dois cliques sobre a linha dela.
3. Preencha os dados cadastrais da loja com atenção: eles aparecem no cupom, na nota e nos documentos enviados ao fisco. Não salve ainda; siga para a série fiscal.

Cadastrar a série fiscal

4. Ainda dentro do cadastro da empresa, vá até a opção de série fiscal e clique no botão para criar uma nova série.
5. Informe o número da série, o caixa que vai usá-la e os últimos números de NFC-e e NF-e já emitidos. Se a loja nunca emitiu nota, informe zero nos dois campos.
6. Repita para cada caixa da loja. Cada PDV precisa da sua própria série, senão as notas colidem na hora de transmitir.

Configurar o grupo tributário

7. Acesse Produtos > Auxiliares > Grupo tributário.
8. Cadastre um novo grupo com as regras que o contador passou. O grupo é aplicado depois aos produtos, então vale a pena criar um para cada situação de imposto que a sua loja tem.

Enviar o certificado digital

9. Acesse Configurações > Certificado digital e siga a tela até o envio do arquivo.
10. Anexe o arquivo .pfx, preencha os dados pedidos e salve.

Importar os cadastros que você já tem

11. Acesse Configurações > Importação de dados. A tela é dividida por tipo de cadastro: produtos, produtos de grade e clientes ou fornecedores.
12. Baixe a planilha padrão de cada seção, preencha com os seus dados e envie o arquivo (.xls, .xlsx ou .csv).
13. Clique no botão de importar da seção correspondente.

    Cuidado: a opção de limpar os cadastros ao importar apaga tudo o que já existe antes de subir a planilha, e não dá para desfazer. Só marque se a loja está começando do zero.

O que acontece depois

• Com certificado e série cadastrados, o Gestão passa a transmitir NFC-e e NF-e usando a numeração que você informou.
• O grupo tributário fica disponível no cadastro de produto. Ao informar o NCM de um produto novo, o sistema procura outro item com o mesmo NCM e já sugere o mesmo grupo.
• Os produtos e clientes importados entram no sistema e ficam prontos para o caixa e para as tabelas de preço.

Dúvidas comuns

Preciso do certificado para usar o sistema? Para vender, controlar estoque e financeiro, não. Para emitir nota fiscal, sim.

Posso ter mais de uma empresa na mesma conta? Sim. A listagem em Minhas empresas aceita novas empresas e marca qual é a principal.

Errei o último número de nota. E agora? Corrija a série antes de emitir. Se a numeração já foi usada, fale com a revenda Velo que atende a sua loja.

Veja também

• Cadastrar clientes e classificações
• Cadastrar tabela de preços
• Entrada de nota por XML