Dar entrada em nota de produto de uso e consumo

Papel higiênico, sacola, bobina de cupom, produto de limpeza: são coisas que a sua loja compra para usar, não para revender. No Velo esses itens são cadastrados com o tipo de produto Material de expediente, e ao final deste artigo você terá a nota desse tipo de compra lançada, com o custo e o estoque controlados sem sujar a lista de produtos do caixa.

Antes de começar

• Tenha o arquivo XML da nota do fornecedor. O caminho é o mesmo da entrada por XML.
• O tipo Material de expediente precisa estar habilitado (primeiro passo abaixo).
• Decida antes quais itens da nota são de uso e consumo. Uma mesma nota pode misturar mercadoria de revenda e material de expediente.
• Atenção: o tipo do produto não pode ser alterado depois do cadastro. Se o item foi criado com o tipo errado, é preciso cadastrá-lo de novo.

Passo a passo

1. Acesse Configurações > Configurações gerais e abra a aba Produtos.
2. Ative a opção Habilitar produto de material de expediente e salve. É ela que faz o tipo aparecer no momento do cadastro. [captura: aba Produtos das configurações gerais com a opção Habilitar produto de material de expediente]
3. Faça a entrada da nota por Estoque > Movimentações > Entrada de notas, botão Importar XML.
4. Na etapa de vínculo dos itens, clique em + Novo produto na linha de cada item de uso e consumo.
5. No modal Escolha o tipo de produto que você deseja cadastrar, escolha Material de expediente, descrito na tela como “Produtos para uso interno, consumidos ou utilizados pela empresa. Exemplos: Cadeira de escritório, produtos de limpeza, material de papelaria, etc.”. Preencha o cadastro e salve. [captura: modal de tipo de produto com a opção Material de expediente]
6. O Velo associou o item a um produto de venda que já existe? Desassocie primeiro. Só depois o botão + Novo produto fica disponível para cadastrar o item como material de expediente.
7. Siga o restante da entrada. O Velo pergunta se você quer criar a conta a pagar da nota: escolha cadastrar ou não.
8. Conclua. Se não houver nada para precificar, a nota é finalizada e os cadastros já ficam prontos.

O que acontece depois

• Na listagem de Entrada de notas, a coluna Precificação mostra se a nota está Conferido ou Aguardando, e a coluna Estoque mostra se ela está Lançado ou Não lançado. É por aí que você confirma se a compra já entrou no estoque.
• Os itens entram no estoque e você acompanha o consumo deles em Produtos, como qualquer outro cadastro.
• Esses produtos não aparecem na lista de venda do Gestão nem do PDV desktop, então ninguém vende sacola por engano.
• Não é possível cadastrar preço de venda para material de expediente.
• Se você criou a conta a pagar, ela aparece no Financeiro com as parcelas da nota.

Dúvidas comuns

Para que serve separar uso e consumo? Para você saber quanto a loja gasta com material que não vira receita e ainda controlar quando ele está acabando. É controle de custo e de estoque, não de venda.

Comprei material de expediente e mercadoria na mesma nota. Sem problema. Cadastre como material de expediente só as linhas de uso e consumo e trate as demais como produto de revenda.

Consigo transformar depois um produto normal em material de expediente? Não. O tipo é definido no momento do cadastro e não é editável. Cadastre o item novamente como Material de expediente e desative o cadastro antigo.

A nota não veio em XML. Use a seta ao lado de Importar XML e escolha Entrada manual. Se a nota ainda não tiver fornecedor, o Velo avisa “Necessário definir um fornecedor” e oferece Escolher fornecedor.

Meu contador precisa de um CFOP específico para essa compra? O CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações) que identifica a operação vem no XML do fornecedor. Quem define o tratamento fiscal da compra é o seu contador.

Veja também

• Dar entrada em uma nota fiscal pelo XML
• Cadastrar produto com composição