Emitir nota de entrada de produtor rural

Quando a sua loja compra de um produtor rural, normalmente não chega XML nenhum: vem uma nota de produtor preenchida à mão. Quem emite o documento eletrônico da operação é a sua empresa, com uma NF-e de entrada (Nota Fiscal Eletrônica) que referencia essa nota manual. Ao final deste artigo a mercadoria estará documentada e pronta para entrar no seu estoque.

Antes de começar

• Tenha em mãos a nota manual do produtor rural: número, série e demais dados do documento.
• Anote o CPF, a Inscrição Estadual e o endereço completo do produtor.
• O certificado digital da sua empresa precisa estar configurado no Gestão, o Velo Online, para transmitir NF-e.
• Confirme com o seu contador o tratamento fiscal da compra. O Velo emite o documento; quem define tributação, CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações) e NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul) é ele.

Passo a passo

Cadastrar o produtor rural

1. Acesse Pessoas > Clientes.
2. Clique em Novo cliente.
3. Cadastre o produtor como pessoa física e preencha CPF, Inscrição Estadual e endereço completo. O resto do cadastro é igual ao de qualquer cliente. [captura: cadastro de pessoa física com inscrição estadual preenchida]
4. Clique no botão +, no canto inferior direito, para salvar.

Emitir a nota de entrada

1. Acesse Vendas > Emissão de NF-e.
2. Clique na seta ao lado do botão Nova nota e escolha Nota de entrada. [captura: menu do botão Nova nota com a opção Nota de entrada]
3. Busque o produtor rural na lista e selecione com duplo clique sobre o nome.
4. Na seção Nota referenciada, escolha NF Produtor Rural no campo Tipo de documento e informe os dados da nota manual que o produtor entregou para a sua loja. [captura: seção Nota referenciada preenchida]
5. Adicione os produtos da carga e o restante das informações da nota.
6. Clique em Sem faturamento para concluir o cadastro e gerar a nota.
7. Confira o preview do documento. Se os dados estiverem certos, clique em Transmitir NF-e.

O que acontece depois

• A NF-e de entrada é transmitida à SEFAZ e passa a valer como documento da operação, ligada à nota manual do produtor.
• O XML fica disponível para o seu contador junto com os demais documentos do período.
• Como a nota é emitida sem faturamento, ela não gera contas a receber nem a pagar. Lance o pagamento ao produtor no Financeiro, se for o caso.
• Antes de considerar a operação encerrada, confira o estoque da mercadoria. Em Estoque > Movimentações > Entrada de notas, a coluna Estoque da listagem mostra Lançado ou Não lançado para cada nota, e a coluna Precificação mostra Conferido ou Aguardando.

Dúvidas comuns

Por que preciso emitir a nota se o produtor já me deu uma? A nota manual do produtor não é documento eletrônico. A NF-e de entrada é o que registra a compra na SEFAZ em nome da sua empresa.

A nota foi rejeitada pela SEFAZ. Confira o cadastro do produtor, principalmente Inscrição Estadual e endereço, e os dados da nota referenciada. Se a rejeição apontar tributação, fale com o seu contador.

Preciso de um cadastro separado se o produtor também for meu cliente? Não. É o mesmo cadastro em Pessoas > Clientes, desde que tenha CPF, Inscrição Estadual e endereço completo.

Essa nota atualiza meu estoque? Confira antes de assumir que sim. Abra Estoque > Movimentações > Entrada de notas e veja o que a coluna Estoque mostra para essa nota. Se estiver Não lançado, dê a entrada por ali para a mercadoria entrar no saldo.

Veja também

• Dar entrada em uma nota fiscal pelo XML
• Configurar produto GLP (gás de cozinha)