Lançar contas a pagar e a receber

Nem tudo que a loja recebe ou paga passa pelo caixa da venda: tem o aluguel, a conta de luz, o fornecedor que combinou pagamento em 30 dias e o cliente que ficou de acertar depois. Ao final deste artigo você sabe registrar essas contas no Gestão, o Velo Online, parcelar e acompanhar o que vence.

Antes de começar

• Contas a receber guarda tudo o que entra: as parcelas do crediário criadas nas vendas e também as receitas que você lança na mão.
• Contas a pagar guarda as despesas. Elas podem ser lançadas na mão ou virem da entrada de nota do fornecedor por XML, sem redigitação.
• Deixe as categorias e o centro de custo cadastrados antes, em Financeiro > Categorias e Financeiro > Centro de custo. É a classificação que faz o extrato de categorias ter sentido no fim do mês.

Passo a passo

1. Lançar uma conta a receber

1. Acesse Financeiro > Contas a receber.
2. Clique em Nova conta.
3. Informe o cliente, uma descrição que você reconheça na listagem, a categoria e o centro de custo.
4. Confira a data de competência e a data de emissão. Competência é o mês a que a receita pertence, mesmo que o dinheiro entre depois.
5. Informe o valor e, se quiser, uma observação.
6. Vá para o faturamento e escolha a forma de recebimento. Para dividir o valor em parcelas, use uma forma do tipo crediário; assim o Velo cria uma parcela para cada vencimento. [confirmar: rótulo exato do botão que abre o faturamento]
7. Conclua. O Velo pergunta se você quer imprimir o carnê agora. Dá para imprimir depois, pela própria listagem.

2. Lançar uma conta a pagar

1. Acesse Financeiro > Contas a pagar.
2. Clique em Nova conta e preencha do mesmo jeito: descrição, categoria, centro de custo, datas e valor.
3. Parcele quando a despesa for dividida, como a compra de um equipamento em 3 vezes.

Despesas de fornecedor não precisam ser digitadas. Ao importar o XML da nota em Estoque > Entrada de notas, as parcelas do fornecedor já entram em contas a pagar.

3. Encontrar e acompanhar as contas

1. Nas duas telas você busca pelo número da conta, pelo cliente ou fornecedor e pelo período de vencimento.
2. Escolha se quer ver as contas em aberto, as quitadas ou as canceladas.
3. Use o botão de adicionar filtros, no rodapé da tela, quando precisar de uma busca mais fechada.
4. A cor da situação já responde na hora: azul é conta em aberto dentro do prazo, laranja é conta em aberto vencida, verde é quitada e vermelho é cancelada. [captura: listagem de contas a receber com as quatro cores de situação]
5. Clique duas vezes na linha para abrir a conta com todos os detalhes.
6. Passe o mouse sobre a linha: aparecem os atalhos do dia a dia, como enviar por e-mail, imprimir o carnê, imprimir o recibo, dar baixa e cancelar a parcela.

O que acontece depois

• Toda baixa entra no extrato de caixa da conta que recebeu ou pagou, na data em que você deu baixa.
• No extrato de categorias, o valor aparece na categoria e no centro de custo que você escolheu no lançamento. Categoria em branco vira uma linha sem dono no relatório.
• Contas canceladas continuam na listagem, em vermelho, e não entram nos totais.

Dúvidas comuns

Preciso cobrar essa conta por boleto ou Pix. Marque a parcela na listagem de contas a receber. Com uma conta bancária configurada para emissão, aparecem as opções de transformar a parcela em boleto ou em Pix.

Lancei a conta com o valor errado. Cancele a parcela e lance de novo. Correção depois da baixa bagunça o extrato de caixa.

Qual data usar quando a compra é de um mês e o pagamento de outro? Use a competência do mês da compra e o vencimento do mês do pagamento. O extrato de categorias sabe separar os dois.

Veja também

• Receber parcelas do crediário
• Usar o extrato de caixa
• Entender o extrato de categorias
• Emitir boletos por remessa e retorno