Fazer o balanço de produtos

O balanço é a contagem física da loja lançada no sistema. Diferente de uma movimentação, ele substitui o saldo dos produtos pelo que você contou. Use no inventário do mês, na virada do ano ou sempre que o estoque do sistema perdeu a confiança da equipe.

Antes de começar

• Escolha o local de estoque que vai ser contado e organize a contagem por ele.
• Reserve um momento de pouca movimentação. Vendas feitas durante a contagem mudam o saldo enquanto você conta.
• Atenção ao encerrar: o balanço vale como a verdade do estoque. Os produtos que não entrarem na lista ficam com saldo zero. Conte tudo o que faz parte do local antes de encerrar.
• Se a contagem foi feita em um coletor ou em outro programa, tenha o arquivo .txt com código de barras e quantidade.

Passo a passo

1. Acesse Estoque > Movimentações > Balanço de produtos. A tela lista os balanços já feitos e os que ainda estão abertos.
2. Clique no botão que inicia um novo balanço.
3. Escolha o local de estoque que será atualizado e escreva uma descrição que identifique a contagem, como “inventário loja - março”.
4. Confirme para o sistema liberar o lançamento dos itens.
5. Lance os produtos. Você pode digitar o código, bipar com o leitor de código de barras ou importar o arquivo .txt da contagem.

   Dica: com o leitor, ative a opção de incluir o produto sem passar pelo campo de quantidade. Assim cada bipe soma um item e você conta a prateleira inteira sem tirar a mão do leitor. [captura: tela do balanço com o campo de leitura e a lista de produtos contados]

6. Confira a lista. A quantidade que aparece ali é a que vai valer como saldo do produto.
7. Encerre o balanço. Nesse momento o estoque é atualizado.

   Dica: escolha encerrar e imprimir para guardar o documento da contagem. Ele serve de comprovante do inventário.

O que acontece depois

• O saldo de cada produto do local passa a ser exatamente o que estava na lista do balanço.
• O balanço encerrado fica registrado na listagem, com data e descrição, para conferência depois.
• Enquanto não é encerrado, o balanço fica aberto e salvo: nada muda no estoque e ninguém perde a contagem.

Dúvidas comuns

Posso parar a contagem hoje e continuar amanhã? Pode. Saia da tela normalmente: os itens já lançados ficam salvos e o balanço continua aberto na listagem. Abra o registro e retome de onde parou.

Qual a diferença entre balanço e movimentação de estoque? A movimentação soma ou subtrai do saldo atual. O balanço substitui o saldo pelo total da contagem. Para corrigir um produto só, use movimentação; para conferir a loja inteira, use balanço.

Comecei o balanço e vi que estava errado. Dá para desfazer? Sim, enquanto ele não foi encerrado. Cancele o balanço na própria tela e comece outro. Depois de encerrado, a correção é feita por movimentação de estoque.

Contei só uma seção da loja. Posso encerrar assim? Não é recomendado. Como o que ficou de fora zera, encerre apenas quando o local de estoque estiver contado por completo. Para ajustes pontuais, use a movimentação de estoque.

Veja também

• Movimentar o estoque e usar locais de estoque
• Dar entrada em uma nota fiscal pelo XML