Usar o extrato de categorias no dia a dia

Ao final deste artigo você consegue separar o seu resultado do jeito que interessa para a sua loja: receita de crediário longe da receita à vista, taxa de cartão em uma despesa só dela, e relatórios agrupados por categoria prontos para consultar quando quiser.

Antes de começar

• Leia antes Entender o extrato de categorias, que explica o conceito e por que o resumo de vendas não bate com o extrato.
• Decida quais separações você quer enxergar. Comece pequeno: uma ou duas categorias novas já mudam a leitura.
• Tudo aqui é feito no Gestão, o Velo Online. O relatório fica em Financeiro > Extrato de categorias, logo abaixo de Extrato de caixa no menu.

Passo a passo

1. Abrir o extrato e delimitar o período

1. Acesse Financeiro > Extrato de categorias.
2. Ajuste os filtros da tela para o recorte que você quer analisar e gere o extrato. [captura: tela Extrato de categorias com os filtros no topo]

Use sempre o mesmo recorte ao comparar dois meses. Mudar o filtro no meio da análise é o motivo mais comum de “os números não batem”. [confirmar: filtros da tela Extrato de categorias]

2. Criar uma categoria

O exemplo a seguir separa a receita das vendas no crediário das demais receitas.

1. Acesse Financeiro > Categorias > Nova categoria.
2. Escolha o tipo Receita.
3. Selecione a categoria pai, por exemplo Receitas de Vendas.
4. Dê um nome claro, como “Receita de vendas por crediário”.
5. Salve. A categoria aparece na lista, dentro da categoria pai. [captura: modal Nova categoria com tipo, pai e nome preenchidos]

3. Definir a categoria padrão do financeiro

Criar a categoria não basta: é preciso dizer ao Velo quando usá-la.

1. Acesse Configurações > Configurações Gerais > Contas a Receber.
2. No campo Categoria padrão para receitas, escolha a categoria que você criou.
3. Para separar a taxa das maquininhas, use o campo Categoria padrão para taxa de cartões conciliados com uma categoria de despesa, por exemplo “Despesas de vendas por cartão”.
4. Para despesas em geral, o caminho é o mesmo, em Configurações Gerais > Contas a Pagar.

A partir daí, os lançamentos nascem já classificados e o extrato sai separado sozinho.

4. Ver os números nos relatórios

Os relatórios ficam em Relatórios > Relatório (Novos), organizados nas abas Todos, Estoque, Fechamento de caixa, Financeiro, Pessoas, Produtos, Serviços e Vendas. Os da aba Financeiro trazem coluna e filtro de categoria.

Para mostrar a coluna categoria:

1. Abra o relatório, por exemplo Contas a Pagar em Aberto.
2. Clique no ícone de seleção de colunas, no canto superior direito da tabela.
3. Marque Categoria e clique em Salvar.

Para filtrar por uma categoria:

1. Clique em + Adicionar Filtro.
2. Escolha Categoria na lista de campos.
3. Selecione a categoria desejada.

Para guardar a montagem:

1. Clique em Salvar relatório personalizado.
2. Dê um nome, como “Contas a pagar em aberto por categoria”.
3. Defina se quer compartilhar e com quem, e salve.

O relatório fica disponível na aba Relatórios personalizados, dentro de Relatório (Novos).

O que acontece depois

• Os novos lançamentos passam a usar a categoria padrão que você definiu; os antigos continuam com a classificação que tinham.
• O extrato de categorias e os relatórios financeiros passam a mostrar as separações criadas.
• A conferência diária fica mais rápida: dá para ver se as baixas do dia foram para as categorias certas antes de o mês fechar.

Dúvidas comuns

Confiro no fim do mês, dá na mesma? Não. Erro de categoria acumulado é trabalhoso de refazer. Uma olhada rápida por dia resolve.

Por que a receita é maior que o valor depositado pela maquininha? A venda entra pelo valor cheio como receita e a taxa entra separada como despesa financeira. Separar a taxa em uma categoria própria deixa isso visível.

Posso criar categoria por filial ou setor? Para isso use centros de custo, e não categorias novas.

Veja também

• Entender o extrato de categorias
• Configurar as bandeiras de cartão da maquininha