Exportar produtos e montar relatórios

A própria listagem de produtos do Gestão é uma ferramenta de relatório. Você escolhe as colunas que interessam, filtra o que quer ver, agrupa por marca ou grupo, soma valores e leva tudo para PDF, Excel ou TXT. Serve para conferir preços com o fornecedor, mandar a lista para o contador ou montar a base de uma contagem de estoque.

Antes de começar

• Nada precisa ser habilitado: tudo sai da tela de listagem em Produtos > Produtos.
• Pense antes no que o relatório precisa responder. É isso que define quais colunas ligar.
• São dois ícones diferentes, no alto da listagem: Customizar colunas muda o que você vê na tela; Impressão dinâmica monta e gera o arquivo.

Passo a passo

Ajustar as colunas da tela

1. Acesse Produtos > Produtos e use os filtros para reduzir a lista ao que interessa, por exemplo apenas produtos ativos ou de uma marca.
2. Clique no ícone com o tooltip Customizar colunas. Abre a janela Edição de Colunas. [captura: janela Edição de Colunas com a lista de colunas e o botão Salvar]
3. Escolha o campo de Ordenar por e o Tipo da ordenação (crescente ou decrescente).
4. Marque as colunas que devem aparecer e arraste-as para definir a ordem. Estão disponíveis Código, Produto, Código de Barras, Referência, Estoque, Unidade, Preço de custo, Preço de venda, Preço mínimo, Tipo produto, Grupo, Marca, Cadastrado em, Localização, Ficha Nutricional, Catálogo, Loja Virtual, Categoria e Nuvemshop.
5. Clique em Salvar. Para voltar ao layout original, use o link + Restaurar para o padrão.

Gerar o arquivo

6. Com a lista filtrada, clique no ícone de impressora, de tooltip Impressão dinâmica. Abre a janela Seleção de colunas para impressão. [captura: janela Seleção de colunas para impressão com colunas marcadas e um agrupamento aplicado]
7. Marque e arraste as colunas que vão para o arquivo. A seleção da impressão é independente da que você deixou na tela.
8. Use os campos Agrupar e Totalizar de cada coluna: agrupe por marca ou grupo e totalize as colunas de valor para somar os números de cada grupo.
9. Clique em PDF para gerar. Para outro formato, clique na seta ao lado do botão e escolha Excel ou TXT. Para desistir, use Cancelar.

Dica: PDF para imprimir ou enviar pronto, Excel quando alguém vai continuar trabalhando os números, TXT quando outro sistema vai ler o arquivo.

O que acontece depois

• O arquivo sai com as colunas, os filtros e os agrupamentos escolhidos. O que não foi marcado não vai para o arquivo.
• As colunas salvas em Edição de Colunas continuam valendo no próximo acesso à listagem, mesmo depois de sair do sistema.
• O relatório é uma fotografia do momento. Preços e saldos mudam depois, então gere de novo quando precisar de dados atuais.
• Se a sua conta tem mais de uma empresa, o cadastro dos produtos é compartilhado entre elas; o estoque é sempre separado, cada empresa com o seu.

Dúvidas comuns

Consigo exportar só os produtos de um grupo? Sim. Aplique o filtro na listagem antes de abrir a impressão dinâmica; o arquivo segue o que está filtrado.

Dá para salvar a montagem de colunas para usar de novo? A da tela, sim: o que você salvar em Edição de Colunas volta no próximo acesso. A seleção da impressão dinâmica é montada a cada arquivo gerado.

O arquivo em Excel serve para reimportar os produtos alterados? Não conte com isso. Para alterar muitos itens, use a edição múltipla, feita dentro do próprio Gestão.

Por que o custo aparece diferente do que eu esperava? Confira se a coluna escolhida é a de custo que você usa e se a entrada de mercadoria foi lançada. Ver Entrada de nota por XML.

Veja também

• Editar vários produtos de uma vez
• Cadastrar tabela de preços
• Entrada de nota por XML