Fechar e conferir o caixa

Fechar o caixa é o operador contando a gaveta. Conferir é outra pessoa, no escritório, abrindo o malote e comparando com o que o sistema registrou. Ao final deste artigo você faz as duas partes e sabe o que fazer quando sobra ou falta dinheiro.

Antes de começar

• O fechamento acontece no PDV desktop; a conferência acontece no Gestão, em Vendas > Conferência de caixa.
• Um caixa ainda aberto no PDV não pode ser conferido. Feche primeiro.
• Combine com a equipe se o fechamento vai ser às cegas. Nas configurações gerais de vendas você escolhe se os valores apurados aparecem na tela, só na impressão ou não aparecem. Às cegas, o operador conta sem ver o esperado.
• Os caixas sobem para o Gestão pelo horário de Brasília. Se a sua loja fica em outro fuso, considere isso ao filtrar por data.

Passo a passo

1. Fechar o caixa no PDV desktop

1. Antes de fechar, decida o que fazer com o valor de abertura. Se você não quer que o suprimento entre no total do caixa, faça uma sangria retirando exatamente esse valor e entregue junto com o malote.

   Toda sangria e todo suprimento aceitam uma observação. Escreva o motivo: é o que salva a conferência depois.

2. Abra o fechamento de caixa.
3. Conte o dinheiro da gaveta e informe o valor contado.
4. Some os comprovantes de cada forma de pagamento (crédito, débito e as demais) e informe um valor por forma. Errar a forma faz o total bater e a conferência não fechar.
5. Confirme o fechamento e imprima o comprovante para ir junto com o malote.

2. Conferir no Gestão

1. Acesse Vendas > Conferência de caixa.
2. Filtre pela data de abertura para ver só os caixas do dia. Dá para filtrar também pela situação e separar o que ainda não foi conferido do que já foi apurado.
3. Clique duas vezes no caixa que quer conferir.
4. Abra o malote e conte. Informe o que você contou em cada forma de pagamento, e não o que o operador declarou. [captura: tela de conferência de caixa com as colunas de valor do sistema e valor do operador]
5. Compare as duas colunas: o valor do sistema é o que o Velo calculou com vendas, suprimentos e sangrias; o valor do operador é o que ele lançou no fechamento.
6. Salve e finalize a conferência. O caixa passa a constar como apurado.
7. No menu da linha, imprima a conferência. É nessa impressão que aparece a sobra ou a falta.

3. Registrar a sobra ou a falta

1. A diferença não entra sozinha no financeiro: o extrato recebe apenas o valor do fechamento.
2. Se sobrou dinheiro, lance uma entrada no extrato de caixa. Se faltou, lance uma saída.
3. Use sempre a mesma categoria para isso, criando uma de sobra e uma de falta de caixa, e escreva na observação qual caixa e qual operador.
4. Assim o saldo do Velo volta a ser o dinheiro que existe na loja, e no fim do mês você enxerga quanto se perdeu em diferenças.

O que acontece depois

• O valor do fechamento entra no cofre da loja, como um lançamento único. Veja Usar o extrato de caixa.
• Cartões configurados para conciliação não entram nesse valor: eles vão para a conciliação de cartões e chegam ao banco depois.
• O crediário também não entra, porque ainda é um recebimento futuro.
• Um caixa já finalizado não muda mais. Correção de diferença é feita por lançamento novo no extrato, nunca alterando a venda.

Dúvidas comuns

Posso conferir pelo resumo de vendas? Não. O resumo de vendas é do dia inteiro e junta todos os caixas. Para conferir um caixa específico, use a conferência de caixa.

O operador lançou tudo como dinheiro e o total bateu. O total bate, mas as formas ficam trocadas. Registre o que você contou de verdade na conferência e anote a ocorrência para orientar o operador.

Preciso da segunda via do fechamento. Veja Reimprimir o fechamento de caixa.

Veja também

• Usar o extrato de caixa
• Conciliar cartões
• Reimprimir o fechamento de caixa
• Entender o extrato de categorias