O que é fechamento de caixa
Fechamento de caixa é a conferência feita no fim do turno ou do dia entre o que o sistema registrou de vendas e o que existe de fato na gaveta, nos comprovantes de cartão e no extrato do Pix, forma de pagamento por forma de pagamento. O resultado é um número conferido e, quando a conta não bate, uma diferença para explicar.
Ele tem três momentos. A abertura é o fundo de troco que entra na gaveta antes da primeira venda. O movimento é tudo o que acontece no turno: vendas, sangrias e suprimentos. O fechamento é a contagem final, quando o dinheiro esperado encontra o dinheiro contado.
Fechamento de caixa e fechamento do dia não são a mesma coisa. Uma loja com dois operadores em dois turnos tem quatro fechamentos de caixa e um só resultado do dia. Fechar por operador é o que permite saber onde a diferença nasceu.
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Passo a passo do fechamento de caixa
1. Encerre as vendas do turno. Venda lançada no meio da contagem é a origem mais comum da diferença que ninguém explica.
2. Separe o fundo de troco. Ele volta para a gaveta e não é venda do dia, mas entra na conta do dinheiro esperado.
3. Conte o dinheiro da gaveta, separando cédulas e moedas por valor. Contar por cédula leva um minuto a mais e evita refazer a contagem inteira quando dá diferença.
4. Levante as sangrias e os suprimentos do turno. Toda saída de dinheiro para o cofre e toda entrada de troco precisam estar na conta.
5. Some os comprovantes de cada forma de pagamento: débito, crédito, Pix, crediário e as demais. Compare cada uma com o valor do sistema, linha a linha, e não só o total.
6. Anote a causa de cada diferença, imprima o fechamento, colha a assinatura do operador e do responsável e guarde o comprovante junto com o dinheiro ou o malote.
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Sangria e suprimento: o que são e por que registrar
Sangria é a retirada de dinheiro da gaveta durante o turno, normalmente para levar ao cofre ou ao banco e não deixar muito dinheiro exposto no balcão. Suprimento é o contrário: a entrada de dinheiro na gaveta no meio do turno, em geral para reforçar o troco.
As duas mudam o dinheiro que deveria estar na gaveta. Uma sangria de R$ 500,00 sem registro faz o fechamento acusar uma falta de R$ 500,00 que não existe, porque o dinheiro está no cofre. Um suprimento sem registro esconde uma falta do mesmo tamanho.
Registre cada uma na hora, com o valor e o motivo, como "malote para o cofre" ou "troco do banco". O motivo é o que salva a conferência quando alguém pergunta, dias depois, para onde foi aquele dinheiro.
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Exemplo completo de fechamento de caixa
O caixa abriu com R$ 200,00 de fundo de troco. No dia, o sistema registrou R$ 1.350,00 de vendas em dinheiro. No meio da tarde entrou um suprimento de R$ 50,00 de troco e, no fim do dia, saiu uma sangria de R$ 800,00 para o cofre.
O dinheiro esperado na gaveta é o fundo de troco mais as vendas em dinheiro mais os suprimentos menos as sangrias: R$ 200,00 + R$ 1.350,00 + R$ 50,00 − R$ 800,00 = R$ 800,00.
Na contagem, a gaveta tinha 7 cédulas de R$ 100, uma de cada de R$ 50, R$ 20, R$ 10, R$ 5 e R$ 2 e uma moeda de R$ 0,50: R$ 787,50. Contado menos esperado dá −R$ 12,50, ou seja, faltam R$ 12,50 no dinheiro, valor típico de troco dado errado.
No Pix, o sistema mostrava R$ 612,00 e o extrato do banco, R$ 590,00: faltam R$ 22,00, que podem ser um Pix lançado no sistema e pago em outra chave, ou uma venda registrada como Pix e paga de outro jeito. Se o fundo de troco do dia seguinte for de R$ 200,00, o valor a depositar ou guardar é R$ 787,50 − R$ 200,00 = R$ 587,50.
Diferenças no caixa: causas, como investigar e como reduzir
As causas mais comuns são troco dado errado, quase sempre em valores pequenos e redondos; venda lançada na forma de pagamento errada, como débito registrado como crédito, que fecha o total e desequilibra as formas; sangria feita sem registro; e estorno ou cancelamento depois do pagamento sem o dinheiro voltar ao cliente pela gaveta.
Para investigar, comece pela forma de pagamento que não bateu, e não pelo total. Confira se há sangria ou suprimento sem lançamento, procure vendas canceladas ou estornadas no período e compare o valor da diferença com vendas do mesmo valor. Falta em cartão e sobra do mesmo valor em outra forma quase sempre é forma trocada.
Para reduzir, feche o caixa todo dia e por operador, registre toda sangria e todo suprimento na hora, peça motivo para cada cancelamento e confira forma por forma. Pix recebido no celular de um funcionário nunca entra na conta: deixe no balcão a chave Pix da empresa.
Diferença pequena que alterna entre sobra e falta é erro de operação e se resolve com treino de troco. Diferença sempre no mesmo sentido, no mesmo turno ou com o mesmo operador, é problema de processo e pede olhar a rotina.
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Fechamento cego: o que é e quando usar
No fechamento cego, o operador conta a gaveta e informa o valor sem ver quanto o sistema espera. A comparação é feita depois, por outra pessoa. Assim, ninguém ajusta a contagem para bater com o esperado, e a diferença aparece do jeito que ela é.
Vale usar quando há mais de um operador, quando o caixa é conferido por um responsável no fim do dia ou quando as diferenças se repetem e você quer entender de onde vêm. Em loja com uma só pessoa no caixa, que também é quem confere, o fechamento cego perde o sentido.
Para fazer o fechamento cego com esta ferramenta, peça ao operador para preencher só a contagem e as formas de pagamento conferidas, e preencha você os valores do sistema depois.
Como o Velo faz o fechamento de caixa
No Velo, o caixa é aberto no PDV com o valor de troco da gaveta, e sem caixa aberto não há venda. Sangrias e suprimentos são registrados na própria tela de venda, com valor e observação, e entram sozinhos na conta do fechamento.
No fechamento, a tela mostra o que o sistema recebeu em cada forma de pagamento e o operador informa o que contou. A loja escolhe se o operador vê os valores na tela e na impressão, só na impressão ou se o fechamento é totalmente às cegas.
Depois, no Gestão, outra pessoa abre a conferência de caixa, informa o que contou no malote em cada forma de pagamento e compara com o que o sistema calculou com vendas, sangrias e suprimentos. A impressão da conferência mostra a sobra ou a falta.
Cada função do caixa, como fazer sangria, lançar suprimento e fechar o caixa, tem permissão própria por grupo de acesso, e um supervisor pode liberar na hora com senha. Vendas canceladas podem exigir motivo e ficam com o responsável registrado.
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