Como escolher um sistema para loja de roupas

Em moda, duas coisas decidem o ano: acertar a compra da coleção e fazer o cliente voltar. Um sistema que não ajuda nessas duas frentes pode até emitir a nota, mas não está fazendo o trabalho dele.

É o que torna a escolha de um sistema para loja de roupas diferente da de qualquer outro comércio. A mesma peça existe em oito tamanhos e cinco cores, o produto tem estação e sai de moda mesmo sem estragar, quem compra volta pelo atendimento e não pelo preço, e boa parte da venda começa numa conversa no WhatsApp semanas antes.

Este guia trata do que muda quando o comércio é moda. Se você ainda está avaliando critérios gerais, comece pelo guia de como escolher um software de gestão para o seu comércio.

1. A grade é onde o estoque de moda se perde

Esse é o primeiro filtro, e ele elimina boa parte dos sistemas genéricos.

Uma camisa em quatro tamanhos e três cores são doze itens no estoque, mas um produto no seu catálogo. Quando o sistema não trabalha com grade, a loja resolve na gambiarra: cria doze cadastros diferentes, ou cria um só e controla tamanho no olho. No primeiro caso, o cadastro vira um caos e o vendedor não acha nada; no segundo, você nunca sabe que o P acabou e o GG está encalhado.

Na demonstração, peça para cadastrar uma peça com grade de tamanho e cor do zero, e depois peça o saldo separado por variação. Se travar aí, não adianta o resto.

Peça também para ver a etiqueta: em moda, ela precisa identificar a variação exata, senão a conferência e a reposição no salão dependem de alguém olhar a peça. E pergunte como se escolhe o que imprimir — se dá para filtrar pela nota de entrada e imprimir só as peças que acabaram de chegar, ou se alguém vai selecionar item por item.

2. A coleção chega toda de uma vez, e o cadastro é o gargalo

Diferente de um mercado, que recebe caminhão toda semana, a loja de moda recebe em lotes concentrados. E é sempre a mesma cena: chegou a coleção, e alguém vai passar dois dias cadastrando peça por peça enquanto a arara fica vazia.

O que encurta isso:

• Cadastrar o produto dentro da própria entrada da nota. A peça que veio na nota e ainda não existe deveria ser criada ali, sem abrir outra tela.
• Precificar no mesmo momento. Receber e precificar em etapas separadas é como a peça vai para o salão com preço errado.
• Campos próprios da moda. Além de marca e grupo, você provavelmente precisa marcar coleção, estação, tecido ou estilo. Pergunte se dá para criar campos personalizados no cadastro do produto, porque é isso que depois permite responder “quanto ainda tenho da coleção passada?”.
• Foto no cadastro. Ela serve para a conferência, para o vendedor achar a peça e, principalmente, para publicar no canal online sem refazer o trabalho.

3. Em moda, quem você conhece vale mais que o que você estoca

Uma loja de roupas com boa gestão sabe responder perguntas que a maioria não sabe: quem comprou nos últimos noventa dias, quem sempre leva de uma determinada marca, quem gasta acima da média, quem sumiu.

Isso não é sofisticação, é o básico da recompra. E depende de duas coisas no sistema:

1. Identificar o cliente na venda. Se a venda sai sem cliente, você tem faturamento, mas não tem base. Vale checar quanto atrito isso gera no caixa: se identificar o cliente atrasar o atendimento, ninguém vai fazer.
2. Ter histórico e classificação na ficha do cliente. O que ele já comprou, quanto, quando, e alguma forma de agrupar clientes por perfil, para você falar com um grupo de cada vez em vez de com a base inteira.

4. Fazer o cliente voltar é função do sistema, não só do vendedor

Aqui está o maior salto de resultado em moda, e o mais ignorado na hora de escolher um sistema.

Se a loja depende do vendedor lembrar de mandar mensagem, a comunicação acontece quando sobra tempo, o que significa quase nunca. O que funciona é o sistema disparar sozinho, a partir do que ele já sabe:

• quem faz aniversário este mês;
• quem comprou pela primeira vez na semana passada;
• quem não aparece há noventa dias;
• quem comprou e merece um retorno de pós-venda;
• datas comemorativas, que em moda são picos de verdade.

Some a isso um programa de fidelidade. Em moda ele funciona bem porque o ticket é alto e a recompra é espaçada: pontos ou cashback dão um motivo concreto para a próxima visita acontecer aqui e não na loja ao lado. Pergunte se o programa é do próprio sistema ou se depende de contratar outra empresa, e se ele leva a identidade da sua loja ou a marca do fornecedor.

5. Troca, vale presente e crediário: o que acontece depois da venda

Em moda, a venda não termina na venda. Tamanho errado, presente que não serviu, peça que a pessoa repensou: a troca é rotina, não exceção.

Uma troca mal resolvida custa duas vezes, porque toma tempo da equipe e ainda desorganiza o estoque quando a peça volta sem registro. Pergunte como o sistema trata troca e devolução, e o que acontece com o estoque e com o financeiro em cada caso.

Dois recursos que costumam passar batido e vendem mais do que parecem:

• Vale presente. Resolve o presente sem risco de errar o tamanho e, na prática, é venda antecipada com quase nenhuma chance de estorno.
• Crediário. Se a sua loja trabalha com parcelamento próprio, o ponto crítico não é conceder, é cobrar. Duas coisas resolvem a maior parte: lembrete automático antes, no dia e depois do vencimento; e uma regra que impeça a venda para quem já está devendo, em vez de deixar a decisão para o vendedor no balcão, na frente do cliente.

6. O formato do ponto muda o tipo de caixa que você precisa

Nem toda loja de roupas precisa do mesmo caixa, e pagar pela estrutura errada é desperdício nos dois sentidos.

Uma loja de rua ou de galeria, com balcão fixo e movimento constante, se beneficia de um PDV de balcão completo, com todos os atalhos e a emissão de nota no próprio caixa.

Já um quiosque ou uma loja pequena de shopping, com pouco espaço, pode não ter onde colocar computador, gaveta e impressora. Nesses casos, vale perguntar se existe PDV que roda direto na maquininha do cartão, emitindo a NFC-e ali mesmo. É menos equipamento no balcão e menos investimento para começar.

E se você tem mais de uma loja, confirme se dá para transferir peças entre elas com registro. Sem isso, a peça que foi para a outra unidade some do controle das duas.

7. A vitrine online não deveria ser um segundo trabalho

Quase toda loja de moda já vende fora do salão, nem que seja pelo direct e pelo WhatsApp. Quem está formalizando esse canal encontra orientação geral no portal de empresas e negócios do governo. O problema aparece quando o canal online vira uma operação paralela: outro cadastro, outra foto, outro estoque, e a venda dupla da mesma peça que só tinha uma.

Existem três caminhos, com esforço bem diferente:

• Catálogo online ligado ao cadastro da loja, para o cliente montar o pedido e fechar pelo WhatsApp. É o de menor atrito para começar.
• Loja virtual própria, com carrinho, pagamento e entrega, para quem quer a jornada completa.
• Plataforma de e-commerce integrada, para quem já está numa e quer conectar estoque e pedidos ao sistema da loja.

Qualquer que seja, a pergunta é a mesma: o estoque é o mesmo? Se for preciso atualizar em dois lugares, o canal online vai criar mais problema do que venda. Se essa etapa é a sua próxima, vale ler como levar sua loja física para o online.

Como o Velo ajuda

A Velo cobre a rotina da loja de moda do recebimento da coleção ao pós-venda:

• Na grade: cadastro por grade cria as variações de tamanho e cor a partir de um único produto, com saldo controlado por variação no estoque, na venda e no catálogo. Também há kit, para conjuntos e combos.
• Na chegada da coleção: entrada de nota por leitura do XML com cadastro do produto novo dentro do próprio lançamento, precificação na mesma tela, campos personalizados e imagens no cadastro do produto. As etiquetas saem por variação de grade e podem ser geradas filtrando pela própria nota de entrada, sem selecionar peça por peça.
• No cliente: ficha única com histórico de compras, classificação configurável, pontos do clube e créditos, tudo no mesmo lugar.
• Na recompra: o Clube de Fidelidade com a identidade da sua loja, com pontos, prêmios ou cashback definidos por você, e a Régua de comunicação, que dispara por WhatsApp ou e-mail em gatilhos como aniversário, primeira compra, pós-venda, inatividade e datas comemorativas.
• Depois da venda: trocas e devoluções, vale presente no PDV desktop, crediário parcelado e régua de cobrança com lembretes antes, no dia e depois do vencimento. A ficha do cliente tem uma política de crédito: o sistema pode validar limite e dívida, bloquear a venda de quem tem título vencido há mais de X dias, ou bloquear por completo.
• No balcão: PDV desktop que continua vendendo sem internet, ou o Velo PDV Mobile rodando direto na maquininha da adquirente com emissão de NFC-e, para quiosques e lojas com pouco espaço. Vendedor identificado na venda, com comissões e metas por período.
• Online: Loja Virtual própria sobre o mesmo estoque, Velo Link como catálogo para vender pelo WhatsApp, e integração com Nuvemshop e Moovin para quem já usa essas plataformas.

Clube, Régua, Loja Virtual e integrações são contratados à parte, então dá para começar pelo essencial e ampliar quando a loja pedir.

Perguntas frequentes

Preciso cadastrar cada tamanho como um produto separado?
Não deveria. Procure um sistema com cadastro por grade: você cadastra a peça uma vez, define as variações de tamanho e cor, e o estoque passa a ser controlado por variação. Cadastro separado por tamanho é solução de contorno e cobra o preço depois, na hora de achar a peça e de fechar o estoque.

Vale a pena ter programa de fidelidade numa loja pequena?
Em moda, costuma valer mais do que em outros segmentos, porque o ticket é alto e o intervalo entre compras é longo. O ponto não é o tamanho da loja, é ter uma base de clientes identificados. Sem identificar o cliente na venda, nenhum programa funciona.

Como o sistema ajuda no controle de coleção?
Pelos campos do cadastro. Se você consegue marcar coleção, estação ou estilo na peça, consegue depois olhar o que sobrou de cada uma e decidir promoção com número, em vez de no olho.

Tenho quiosque. Preciso de computador no balcão?
Não necessariamente. Existem PDVs que rodam na própria maquininha do cartão e emitem NFC-e ali, o que resolve espaço e reduz o investimento inicial. Confirme quais modelos de maquininha são homologados antes de contratar.

O que testar num sistema para loja de roupas antes de assinar

Numa demonstração de loja de moda, três pedidos revelam quase tudo: cadastre uma peça com grade completa, faça uma venda identificando o cliente e depois faça a troca dessa peça. Se os três fluírem, o sistema entende moda.

E lembre do que realmente move o resultado aqui. Controlar grade evita perder dinheiro; conhecer e chamar o cliente de volta é o que faz ganhar.

Conheça o Velo para lojas de roupas e acessórios ou volte ao guia geral de como escolher um software de gestão para o seu comércio.