Plano de contas é a lista organizada de categorias em que todo dinheiro que entra ou sai da loja é classificado: receitas, deduções, custos, despesas e investimentos. Sem ele, o financeiro é um extrato bancário; com ele, cada lançamento tem um lugar, e o mês pode ser lido por categoria em vez de linha por linha.
Este artigo mostra o que é um plano de contas gerencial, por que ele é diferente do plano de contas do contador, como montar o seu em cinco passos e um modelo pronto para comércio. Ele fecha a semana que começou com o markup: o preço cobre impostos, taxas e despesas, e o plano de contas é onde você confere, no fim do mês, se cobriu mesmo.
O que é plano de contas
Um plano de contas responde a uma pergunta por lançamento: isto é o quê? A venda do dia é receita; a taxa que a adquirente descontou é dedução da receita; a mercadoria comprada é custo; o aluguel é despesa; a geladeira nova é investimento. Classificado assim, o mês vira um relatório que diz quanto a loja vendeu, quanto sobrou depois das deduções e para onde o resto foi.
A regra de ouro é que o plano de contas serve à pergunta que você quer responder. Se a dúvida é “quanto gasto com cartão”, existe uma categoria para taxa de cartão. Se nunca vai perguntar isso, não precisa dela. Plano de contas bom é o que a loja consegue alimentar todo dia sem pensar.
Plano de contas gerencial e plano de contas contábil
Existem dois, e confundi-los gera atrito com o contador. O plano de contas contábil é o do contador: segue norma, tem código para cada conta e alimenta o balanço e as obrigações fiscais. O Conselho Federal de Contabilidade publica modelos de plano de contas para microempresas e empresas de pequeno porte, e é esse que o seu contador usa.
O plano de contas gerencial é o seu: as categorias que fazem sentido para decidir, na linguagem da loja. Ele pode ter “Taxa de cartão” e “Embalagem” como categorias separadas, mesmo que no plano contábil as duas caiam em despesas operacionais. Os dois convivem: o gerencial é alimentado no dia a dia, no sistema da loja; o contábil é montado pelo contador a partir dos documentos. No Velo, por exemplo, “plano de contas” com esse nome é o cadastro fiscal do SPED, para o contador; o plano gerencial chama-se Categorias.
Como montar o plano de contas da loja em 5 passos
- Comece pelas cinco famílias. Receitas, deduções da receita, custo das mercadorias, despesas e investimentos. Toda categoria que você criar é filha de uma delas.
- Abra as receitas por canal e as deduções por natureza. Venda no balcão, venda online, serviços; descontos, devoluções, taxas de cartão, impostos sobre a venda. É o que mostra se o preço cobriu o que devia cobrir.
- Abra as despesas pelo que você decide. Pessoal, ocupação (aluguel, energia, água), administrativas, tarifas bancárias, marketing. Cada categoria deve corresponder a uma decisão possível: cortar, renegociar, manter.
- Crie uma categoria para diferença de caixa. Falta e sobra do fechamento precisam de um lugar próprio, senão viram “outros” e desaparecem. É o que liga o fechamento de caixa ao financeiro.
- Defina as categorias padrão e pare. Qual categoria recebe a venda, qual recebe a taxa de cartão, qual recebe a despesa sem classificação. Com os padrões definidos, o lançamento do dia a dia não exige escolha. Doze a vinte categorias bastam para a maioria das lojas.
Modelo de plano de contas para loja
Um ponto de partida para comércio, para copiar e adaptar:
| Família | Categorias |
|---|---|
| Receitas | Venda de mercadorias · Venda online · Serviços · Outras receitas |
| Deduções da receita | Descontos concedidos · Devoluções · Taxas de cartão · Tarifas de boleto e Pix · Impostos sobre a venda |
| Custo das mercadorias | Compra de mercadorias · Frete sobre compras · Perdas e quebras |
| Despesas | Pessoal · Aluguel e condomínio · Energia, água e internet · Sistema e serviços · Marketing · Tarifas bancárias · Juros e multas · Diferença de caixa · Despesas não identificadas |
| Investimentos | Equipamentos · Reformas · Veículo |
“Despesas não identificadas” está ali de propósito: ela é a fila do que ainda não foi classificado, e precisa estar vazia no fim do mês. Se ela cresce, é sinal de que falta uma categoria ou de que alguém está lançando com pressa.
Erros comuns
- “Outros” como lixeira. Tudo que dá trabalho classificar vai para lá, e no fim do mês a maior despesa da loja é “outros”.
- Detalhar demais. Quarenta categorias ninguém alimenta direito. O plano cresce quando uma pergunta nova aparece, não antes.
- Misturar categoria com centro de custo. Categoria diz o que é o gasto; centro de custo diz para quem ou para qual loja. Aluguel é categoria; loja do centro e loja do bairro são centros de custo.
- Taxa de cartão fora das deduções. Lançada como despesa geral, ela esconde quanto a venda rendeu de verdade. É dedução da receita, e merece categoria própria.
Como o Velo ajuda
No módulo Financeiro do Velo, do plano Max, o plano de contas gerencial é o cadastro de Categorias, com Centro de custo à parte, e a conta já nasce com as categorias padrão que o quinto passo pede: Receitas de Vendas, Descontos, Juros / Multas, Tarifas de Boletos, Tarifas de Cartões de Créditos para a taxa dos cartões conciliados, e Despesas não identificadas para o que ainda não tem lugar, todas em um centro de custo Principal. Toda conta a pagar ou a receber pede categoria e centro de custo no lançamento, e as parcelas da nota de entrada já chegam ao contas a pagar.
O relatório que lê o plano de contas é o extrato de categorias, por caixa ou por competência, mês a mês. E desde a atualização de setembro, um clique no total da categoria abre os lançamentos que o formam, com origem e valor: é o fato de implantação que faz a diferença, porque plano de contas só é confiável quando dá para conferir cada total. Como criar as categorias está em criar categorias financeiras, na central de ajuda.
Perguntas frequentes
O que é plano de contas?
É a lista organizada de categorias em que cada entrada e saída de dinheiro da loja é classificada: receitas, deduções, custos, despesas e investimentos.
Qual a diferença entre plano de contas gerencial e contábil?
O contábil é o do contador, segue norma e alimenta o balanço. O gerencial é o da loja, com as categorias que ajudam a decidir, alimentado no dia a dia pelo sistema de gestão.
Quantas categorias um plano de contas de loja deve ter?
Entre doze e vinte para a maioria das lojas. Cada categoria deve corresponder a uma pergunta que você faz ou a uma decisão que você toma.
Taxa de cartão é despesa ou dedução?
Dedução da receita. Lançada como despesa geral, ela esconde quanto a venda rendeu de verdade.
O que é centro de custo?
É a dimensão que diz para quem ou para qual unidade o gasto foi, enquanto a categoria diz o que ele é. Duas lojas são dois centros de custo; aluguel é uma categoria.
Preciso de contador para montar o plano de contas gerencial?
Não. O gerencial é seu. Vale alinhar com o contador o que ele precisa receber, mas as categorias do dia a dia são decididas pela loja.
O mês que se lê em uma tela
Plano de contas é o que transforma o movimento do mês em uma leitura: quanto entrou, quanto a venda rendeu depois das deduções, para onde foi o resto. Montado em cinco passos e alimentado pelos padrões, ele não dá trabalho; conferido categoria a categoria, ele dá confiança. Se o seu sistema ainda não permite classificar cada lançamento, o guia de como escolher um software de gestão para o seu comércio mostra o que pedir.