Toda loja tem uma lista de mensagens que precisaria mandar e não manda: o lembrete da parcela que vence amanhã, os parabéns no aniversário do cliente, o “sentimos sua falta” para quem não aparece há dois meses. Não manda porque isso depende de alguém lembrar, abrir o celular e escrever, todo dia. Uma régua de comunicação resolve exatamente isso: você configura uma vez e o sistema envia por você.
O que é uma régua de comunicação?
Pense em uma régua com marcações. Cada marcação é um momento de contato com o cliente: três dias antes de uma data, no dia, cinco dias depois. A régua de comunicação é uma sequência de mensagens automáticas, por WhatsApp ou e-mail, disparada a partir de algo que aconteceu na sua loja. Esse “algo” é o gatilho: um boleto que vai vencer, um aniversário, uma primeira compra, um cliente parado.
Ela é montada com três peças:
Campanha
Define o motivo e para quem. Exemplo: “cobrar títulos vencidos há até 30 dias” ou “parabenizar clientes no aniversário”.
Template
O texto da mensagem, com variáveis que o sistema preenche sozinho: o primeiro nome do cliente, o valor, a data de vencimento, os dias sem comprar.
Etapas
Quando cada mensagem sai. Três dias antes, no dia, cinco dias depois, em qual horário e em quais dias da semana.
Régua de cobrança: o dinheiro que entra sem ninguém precisar ligar
O uso mais direto é a cobrança. A campanha é disparada pelo vencimento do título no contas a receber, e a régua costuma ter entre três e cinco etapas. Um exemplo que funciona bem:
- 3 dias antes: lembrete amigável. “Passando para lembrar que sua parcela de R$ 150,00 vence na sexta.”
- No dia: aviso curto. “Sua parcela vence hoje. Precisa de ajuda? Responda esta mensagem.”
- 3 dias depois: tom neutro. “Sua parcela está em aberto há 3 dias. Se já pagou, desconsidere.”
- 7 dias depois: cobrança formal, com nome completo e valor.
- 15 dias depois: última tentativa, com convite para negociar.
Dois detalhes fazem diferença. O primeiro: quando o cliente paga, a régua para. Ele não recebe a mensagem do dia 7 se quitou no dia 4. O segundo: você define um limite de dias de atraso e um valor mínimo, para não gastar mensagem com títulos antigos ou muito pequenos. E, para os casos em que a régua não é o caminho, dá para enviar uma cobrança avulsa ou em lote direto da tela do contas a receber, escolhendo o canal e o template.
Régua de fidelidade: o cliente que volta porque foi lembrado
A mesma mecânica serve para relacionamento. Aqui os gatilhos são outros:
Aniversário do cliente
Parabéns no dia, ou um dia antes, com um convite para passar na loja.
Inatividade
Cliente há 60 dias sem comprar recebe um “sentimos sua falta” e, uma semana depois, uma oferta.
Primeira compra e pós-venda
Agradecimento no dia seguinte, pedido de avaliação uma semana depois.
Novo cadastro
Boas-vindas na hora em que o cliente entra no sistema.
Datas comemorativas
Dia das Mães, Natal, aniversário da loja, com a mensagem saindo alguns dias antes.
E a campanha não precisa ir para todo mundo. A audiência pode ser filtrada por dias desde a última compra, por produto ou marca que o cliente comprou, por cidade, por valor total gasto ou por quem está cadastrado no clube de fidelidade. Também dá para montar listas de contatos à mão.
Como montar a sua em quatro passos
- Escreva os templates. Um por etapa. Use as variáveis para personalizar: primeiro nome, valor, data de vencimento, dias de atraso, dias sem comprar. Veja a prévia antes de salvar.
- Crie a campanha. Escolha o gatilho, o canal (WhatsApp, e-mail ou um canal por etapa) e as condições, como dias máximos de atraso ou dias de inatividade.
- Configure as etapas. Para cada uma: quantos dias antes ou depois, qual template, horário de envio e dias da semana. Dias úteis costumam ser a melhor escolha para cobrança.
- Ative e acompanhe. O histórico mostra o que foi enviado, entregue, lido e o que falhou, com o motivo.
Três regras para não virar spam
Horário. Cobranças entre 8h e 18h em dias úteis; relacionamento entre 9h e 20h. Nada antes das 8h ou depois das 20h.
Frequência. Três a cinco etapas para cobrança é suficiente. Para fidelidade, no máximo duas ou três mensagens por mês.
Saída fácil. Quem pedir para não receber vai para a blacklist e não recebe mais nada, de nenhuma campanha.
E o melhor: os dados já estão no sistema
Uma régua só funciona se souber quando o boleto vence, quando o cliente comprou pela última vez e qual é o aniversário dele. Em uma ferramenta separada, isso exige exportar planilha e importar de novo toda semana. No sistema Velo, a régua de comunicação lê direto do cadastro de clientes, das vendas e do contas a receber. O WhatsApp é conectado na própria tela de configuração, pela API oficial da Meta ou por QR Code, com teste de envio.
Por onde começar
Comece por uma régua só, a de cobrança, com três etapas. É a que dá resultado mais rápido e a mais fácil de medir: basta olhar o contas a receber no mês seguinte. Depois, adicione o aniversário e a inatividade. Se quiser ver como isso fica dentro do sistema, experimente o Velo grátis ou fale com a nossa equipe.