Controle de estoque é registrar tudo o que entra e tudo o que sai da loja para que o saldo do sistema seja igual ao que está na prateleira, e usar esse número para decidir o que comprar. Parece simples, e é. O difícil é manter: basta uma caixa que entrou sem nota, uma quebra que ninguém lançou ou uma venda sem registro para o número deixar de valer.
Quando o estoque não bate, a loja paga de três jeitos: falta o produto que o cliente veio buscar, sobra o que ninguém procura e some mercadoria sem ninguém perceber. Este guia de controle de estoque mostra como controlar o estoque da sua loja em sete passos, os erros que mais desarrumam o controle e o que olhar toda semana para ele continuar confiável.
Por que o controle de estoque não bate
O saldo de um produto é uma conta: o que tinha, mais o que entrou, menos o que saiu. Se uma dessas três partes está errada, o resultado também está. Na prática, a diferença entre o sistema e a prateleira quase sempre vem de um movimento que aconteceu na loja e não foi registrado:
- mercadoria que chegou e foi para a prateleira antes de a nota ser lançada;
- caixa lançada como uma unidade quando eram doze;
- produto quebrado, vencido ou usado na loja que saiu da prateleira sem sair do sistema;
- venda registrada com o código de outro produto parecido;
- furto, que só aparece quando alguém conta.
Por isso o controle de estoque não começa no relatório. Começa nas quatro portas por onde a mercadoria entra e sai: a nota, o caixa, a perda e a contagem. Os sete passos abaixo fecham cada uma delas.
Controle de estoque em 7 passos: como fazer
- Arrume o cadastro. Cada produto com um código só, o código de barras correto e a unidade em que ele é vendido. Produto duplicado divide o saldo em dois e nenhum dos dois bate.
- Toda entrada passa pela nota. A mercadoria só vai para a prateleira depois de a nota do fornecedor ser lançada, com a quantidade conferida. Se a nota vem em caixas e você vende em unidades, converta na entrada.
- Toda venda passa pelo caixa. O estoque só baixa sozinho se a venda for registrada no sistema, com o produto certo. Isso vale para o balcão, a loja virtual e o pedido que chega pelo WhatsApp.
- Perda também é saída. Quebra, vencimento, consumo da loja e brinde saem do estoque com um lançamento de saída e um motivo. Combine com a equipe meia dúzia de motivos escritos sempre do mesmo jeito, para depois somar quanto se perde com cada um.
- Conte com frequência, não só no fim do ano. O inventário geral confere tudo de uma vez; a contagem rotativa confere uma parte por semana e acha a diferença antes de ela crescer. O Sebrae/PR recomenda inventários periódicos justamente para confirmar se o sistema reflete o estoque real.
- Defina o mínimo dos produtos que não podem faltar. Comece pelos que mais vendem. O estoque mínimo é a quantidade em que você precisa comprar de novo, considerando quanto vende por dia e quanto o fornecedor demora para entregar.
- Use o número para comprar. Estoque controlado serve para decidir: o que repor, o que está parado e o que está vencendo. Quem acompanha o giro de estoque sabe quanto tempo cada real fica parado na prateleira.
Os erros que mais desarrumam o controle de estoque
- Corrigir o saldo sem perguntar o porquê. Ajustar o número para bater e seguir em frente esconde a causa. Toda diferença grande merece uma pergunta: entrou sem nota, saiu sem registro ou foi vendido com outro código?
- Venda com produto genérico. O “diversos” do caixa resolve a fila e desarruma o estoque de todos os produtos que deveriam ter baixado.
- Contar com a loja vendendo, sem cuidado. A venda feita durante a contagem muda o saldo enquanto você conta. Conte em horário de pouco movimento ou por setor.
- Encerrar a contagem pela metade. Em muitos sistemas, o inventário substitui o saldo pelo que foi contado; o que ficou de fora pode zerar. Encerre só quando o local estiver todo contado.
- Deixar o controle com uma pessoa só. Se só um funcionário sabe lançar entrada e perda, o controle para quando ele tira férias.
O que olhar toda semana no controle de estoque
Quinze minutos por semana bastam para manter o controle de estoque vivo. Separe um horário fixo e confira:
- Produtos abaixo do mínimo, para a compra da semana.
- Produtos sem venda há 60 ou 90 dias, para promoção ou devolução.
- Produtos perto de vencer, em loja de alimentos e cosméticos.
- Saídas por perda, somadas por motivo.
- Um setor contado, na contagem rotativa.
Como o Velo ajuda
No Gestão do Velo, cada passo do controle de estoque tem o seu lugar:
- Entrada pela nota. A entrada de nota lê o XML do fornecedor ou busca as notas emitidas para a sua empresa direto da SEFAZ, cadastra o produto novo e desmembra a caixa em unidades. Veja Dar entrada em uma nota fiscal pelo XML.
- Um estoque para todos os canais. A venda do PDV, da Loja Virtual e do VeloLink baixa o mesmo estoque, na hora.
- Perda com motivo. Em Estoque > Movimentações > Movimentações de estoque, a saída leva o Motivo da movimentação e fica no histórico do produto. O passo a passo está em Ajustar o estoque manualmente.
- Contagem que não se perde. O Balanço de produtos aceita o leitor de código de barras ou o arquivo do coletor, e fica aberto e salvo até você encerrar: dá para contar hoje e continuar amanhã.
- Mínimo, validade e parados. O estoque mínimo fica no cadastro do produto, por local de estoque, e os produtos abaixo do mínimo aparecem em relatório e num painel do dashboard. O controle de validade lista o que está para vencer, e os relatórios de produtos não vendidos e de curva ABC mostram o que está parado.
Para ver tudo o que o Velo faz no estoque, conheça o módulo Estoque.
Perguntas frequentes
O que é controle de estoque?
É registrar todas as entradas e saídas de mercadoria para que o saldo do sistema seja igual ao da prateleira, e usar esse saldo para decidir compras.
Qual a forma mais simples de controlar o estoque de uma loja pequena?
Lançar toda entrada pela nota, registrar toda venda no caixa com o produto certo e lançar perdas como saída. Com essas três portas fechadas, a contagem só confirma o que o sistema já mostra.
De quanto em quanto tempo devo contar o estoque?
Faça um inventário geral pelo menos uma vez por ano e conte uma parte da loja toda semana, começando pelos produtos que mais vendem e pelos de maior valor.
O que fazer quando o estoque não bate?
Antes de ajustar, descubra a causa: nota não lançada, caixa lançada como unidade, venda com outro código ou perda sem registro. Depois corrija o saldo e a causa.
Dá para controlar o estoque em planilha?
Dá, enquanto a loja é pequena e uma pessoa lança tudo. Quando a venda não baixa a planilha sozinha, o saldo fica velho em poucos dias.
Controle de estoque que bate é estoque que decide
Fazer o controle de estoque é fechar as portas por onde o número escapa: entrada pela nota, venda pelo caixa, perda como saída e contagem frequente. Com o saldo confiável, a loja compra o que vende, para de perder venda por falta e encontra o dinheiro parado na prateleira. Se a sua planilha já não acompanha o ritmo da loja, veja os sinais em sistema de gestão ou planilha: qual serve ao seu comércio.